【シフトメーション】介護資格保有を考慮してシフトを自動作成してくれるサービス

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— とも@介護×テクノロジー (@ttomyuk) February 20, 2024

時間がない人向けに特徴を
特徴は？
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時間がない人向けに特徴を

修正内容に応じてプレビューの色分けがリアルタイムで変化。
シフト修正時の変更履歴を記録し、必要に応じて巻き戻せる。
複数の店舗や事業所のシフトを法人全体で一元管理可能。
人数不足や希望の重複時にアラート表示で過不足を指摘。
業界特有のさまざまな条件や勤務ルールを考慮したシフト作成が可能。
医療機関や介護施設など、幅広い業界での導入実績：資格やスキルを考慮したシフト作成に適している。

特徴は？

「シフトメーション（Shiftmation）」は、AIを駆使して勤務シフトを自動で作成するSaaS型のツールです。シフト管理の効率化を目的とし、特に医療や介護業界をはじめ、複雑なシフト編成が求められる企業に多く導入されています。このシステムの主な強みは、短時間で精度の高いシフトを自動生成できる点にあります。以下では、Shiftmationの詳細な機能、導入メリット、利用事例、そしてシステムがもたらす業務効率化への貢献について解説します。

1. シフトメーションの機能概要

シフトメーションの最大の特徴は、複雑な勤務シフトの要件を自動で考慮し、わずか数秒でシフトを作成する能力です。従来、シフト作成は人手により行われ、時間がかかるだけでなく、スタッフの希望や法律上の要件をすべて考慮するのが難しいことがありました。しかし、ShiftmationではAIがそれらの要件を短時間で処理し、最適なシフトを作成します。これにより、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮され、ヒューマンエラーのリスクも減少します。

具体的には、スタッフごとの勤務希望や労働基準法に基づく規制（例：連続勤務日数や週あたりの労働時間など）、さらには資格の有無や夜勤の調整といった複雑な要素も考慮されます。また、Shiftmationは、シフト作成後に欠員や過剰勤務が発生した場合、その箇所を視覚的にグラフやアラートで表示します。このため、管理者は問題箇所をすぐに把握し、リアルタイムで修正が可能です。このように、システムの設計は、作成後のシフトの最終調整を効率的に行うための支援も行っています。

さらに、Shiftmationでは月中のシフト変更にも対応しています。システム内にはシフト変更の申請・承認ワークフローが組み込まれており、申請の漏れやミスを防止します。また、複数の拠点を持つ企業にとっても、このシステムは事業所ごとのカスタマイズが可能で、事業所ごとの勤務条件や必要なスタッフ数を反映したシフト作成が行えます。

2. 導入によるメリット

Shiftmationを導入することで、シフト作成にかかる手間やミスが減り、管理業務が効率化されます。従来、手動で行われていたシフト作成は、多くの要件を考慮しなければならず、管理者にとって大きな負担でした。また、スタッフの希望を最大限に反映させつつ、業務の効率性を保つことは非常に難しい課題でした。しかし、ShiftmationはAIの力を借りて、これらの複雑な課題を短時間で解決します。

このツールは、シフト作成における時間削減と効率化に大きく寄与します。例えば、従来数時間かかっていたシフト作成が、Shiftmationでは数秒で完了します。さらに、スタッフの希望や資格、繁忙期の対応など、複雑な要素をすべて自動で反映するため、シフトに対するスタッフの不満が減少し、職場全体の働きやすさが向上します。

また、シフト変更が頻繁に発生する業界では、そのたびに管理者が手動で対応する必要がありましたが、Shiftmationの導入により、システム上で申請・承認プロセスが完結するため、変更にかかる時間や手間が大幅に削減されます。これにより、より柔軟な労働環境を提供でき、従業員の満足度が向上します。

3. 導入事例と利用業界

Shiftmationは、特に医療や介護業界での導入が多いとされています。これらの業界では、シフト作成が非常に複雑です。夜勤や資格保有者の配置、連続勤務の制限など、多くの要件を満たす必要があります。例えば、医療機関では、資格を持つスタッフが特定の時間帯に必ず必要とされることが多く、Shiftmationはその点で大きな助けとなっています。さらに、医療や介護現場では頻繁なシフト変更が必要となることから、シフト変更機能が特に重宝されています。

また、介護業界では、各スタッフが異なる資格やスキルを持っており、それらを考慮したシフト作成が求められます。Shiftmationは、これらの要件を正確に反映し、最適な配置を実現します。さらに、スタッフ同士の相性や、特定の業務に対するスキルの高低など、複雑な要素も加味してシフトを自動生成するため、現場でのスムーズな運営が期待できます。

これ以外にも、美容業界や小売業界でもShiftmationの導入が進んでいます。例えば、美容業界では、施術とカウンセリングなど異なる業務をこなすスタッフが多いため、それらを考慮したシフト作成が必要です。また、小売業界では、繁忙期やセール時期に応じた柔軟なシフト編成が求められ、Shiftmationがそれを支援します。

4. システムがもたらす業務効率化

Shiftmationの導入は、単にシフト作成の効率化にとどまらず、企業全体の業務効率を向上させる効果もあります。シフト作成にかかる時間を大幅に削減することで、管理者は他の重要な業務に時間を割くことができます。また、シフトに関するスタッフからの不満やトラブルが減少することで、従業員満足度も向上し、職場の雰囲気が改善される可能性があります。

さらに、シフト作成の自動化により、手動で行っていた業務のミスや漏れがなくなり、結果として業務の正確性が向上します。特に、労働基準法に基づく規制を厳守しながらシフトを作成できるため、法令遵守の面でも安心です。企業としては、コンプライアンスリスクを減少させると同時に、シフト作成にかかるコストを削減できるというメリットがあります。

また、全国に複数の事業所を持つ企業にとっては、事業所ごとの要件を反映したシフト作成が可能なため、全体の統一感を保ちながらも、それぞれの現場のニーズに対応できます。これは、従業員のニーズに応じた柔軟な働き方を提供する上で非常に重要です。

まとめ

シフトメーションは、AI技術を駆使してシフト作成を自動化し、業務効率化と従業員の満足度向上を同時に実現するツールです。特に、複雑な要件を持つ医療や介護業界での導入が進んでおり、他の業界でも効果的に活用されています。システムの導入により、シフト作成の手間を削減し、正確で効率的なシフト編成が可能になります。企業としては、法令遵守と業務効率の向上、コスト削減を同時に実現できる点で、Shiftmationの導入は非常に有益な選択肢と言えるでしょう。